Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân

Tập đoàn trường học pháp nhân  Arai Gakuen, Trường tiếng Nhật Akamonkai cùng các công ty liên quan (bao gồm các công ty con liên kết trong và ngoài nước, sau đây gọi chung là “Tập đoàn Akamonkai”) nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xử lý thông tin cá nhân và coi việc quản lý, bảo vệ thông tin một cách thích hợp là trách nhiệm trọng yếu của Tập đoàn Akamonkai. Chúng tôi hướng tới việc củng cố mối quan hệ tin cậy thông qua việc nỗ lực xử lý và quản lý thông tin cá nhân một cách chính xác và thích hợp.

Xin vui lòng đọc kỹ Chính sách Bảo vệ Thông tin Cá nhân. Việc cung cấp thông tin đồng nghĩa với việc đã đồng ý với các điều khoản trong chính sách này. Trong trường hợp có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào liên quan đến Chính sách Bảo vệ Thông tin Cá nhân, xin vui lòng liên hệ với Bộ phận Tư vấn khách hàng để được hỗ trợ.

Trong Tập đoàn Akamonkai, “thông tin cá nhân” được định nghĩa là thông tin liên quan đến những người sống bao gồm:

Khách hàng (người liên hệ hoặc sử dụng dịch vụ do các công ty trong tập đoàn cung cấp, cũng như gia đình của họ),

Ban lãnh đạo, nhân viên (bao gồm nhân viên chính thức, nhân viên hợp đồng, nhân viên bán thời gian, nhân viên tạm thời, nhân viên được điều động, nhân viên được cử đi, và gia đình của họ, cũng bao gồm cả những người đang trong quá trình ứng tuyển hoặc đã từng ứng tuyển để trở thành nhân viên hoặc ban lãnh đạo của công ty, và cả nhân viên đã nghỉ việc),

Cổ đông, đối tác kinh doanh, và các thông tin cá nhân bao gồm tên, ngày sinh, các mô tả khác, hoặc số hiệu, ký hiệu, mã số, hình ảnh hoặc âm thanh có thể dùng để nhận dạng cá nhân đó (bao gồm cả những thông tin mà bản thân không đủ để nhận dạng nhưng có thể dễ dàng kết hợp với thông tin khác để nhận dạng).

Tập đoàn Akamonkai tuân thủ luật pháp và các quy định khác liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân. Để ngăn chặn và khắc phục việc truy cập trái phép dữ liệu cá nhân, cũng như việc mất mát, hủy hoại, làm giả và rò rỉ thông tin cá nhân, Tập đoàn Akamonkai liên tục xem xét và cải thiện kế hoạch bảo vệ thông tin cá nhân. Đồng thời, chúng tôi thiết lập các quy định và hướng dẫn về việc xử lý thông tin cá nhân, không ngừng nỗ lực cải thiện phương pháp xử lý và quản lý dữ liệu cá nhân nhằm đảm bảo an toàn tối đa.

Tập đoàn Akamonkai sẽ sử dụng thông tin cá nhân trong phạm vi hợp pháp nhằm các mục đích được các công ty và dịch vụ liên quan liệt kê dưới đây.

1. Dựa trên kết quả học tập, ghi chép hướng dẫn, kết quả khảo sát và phỏng vấn, chúng tôi sẽ tư vấn phương pháp học tập phù hợp trong tương lai, cũng như đăng công khai danh sách học viên đạt thành tích cao trong trường và danh sách đỗ các kỳ thi bên ngoài (như kỳ thi năng lực tiếng Nhật JLPT) nhằm mục đích khích lệ tinh thần học tập của học viên.
2. Dựa vào kết quả học tập, chúng tôi sẽ tư vấn lựa chọn con đường học tập phù hợp và thu thập, phân tích kết quả tuyển sinh nhằm cải thiện công tác hướng nghiệp trong tương lai.
3. Theo dõi tình trạng điểm danh, thông tin tài chính và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan; đồng thời đăng danh sách chỗ ngồi của học viên trong lớp học.
4. Đối với những học viên đã học tại trường, chúng tôi sẽ công khai các thông tin như trường, khoa đã đỗ, nơi làm việc được nhận, tên, trường cũ, cùng các bài chia sẻ kinh nghiệm đỗ tuyển sinh hoặc nhận việc (bao gồm cả trải nghiệm xin việc) trên bảng tin hoặc các ấn phẩm, quảng cáo của Tập đoàn Akamonkai.
   ※Nếu quý phụ huynh hoặc học viên có nguyện vọng ẩn danh khi đăng thông tin trường đỗ, xin vui lòng thông báo cho từng trường.
5. Ngoài các thông tin về kết quả đỗ tuyển sinh (việc làm) đã nêu ở mục 4, khi đăng tải các thông tin cá nhân khác lên tờ rơi, áp phích, trang web, chúng tôi sẽ giải thích rõ mục đích, nội dung và phương thức đăng tải, đồng thời xin sự đồng ý của người có liên quan trước khi công khai.
6. Cung cấp thông tin dịch vụ của Tập đoàn Akamonkai tới khách hàng đã yêu cầu tài liệu hoặc có thắc mắc, cũng như gửi thông tin dịch vụ cho khách hàng và gia đình trong thời gian học tập, sau khi tốt nghiệp hoặc nghỉ học.
7. Gửi thông tin tuyển dụng giáo viên, nhân viên bán thời gian và nhân viên chính thức sau khi học viên tốt nghiệp.

Tập đoàn Akamonkai sẽ chịu trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân mà quý khách cung cấp và sẽ không tiết lộ hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân cho các bên thứ ba bên ngoài tập đoàn, trừ các trường hợp sau đây

1. Khi có được sự đồng ý của người liên quan.
2. Khi bên thứ ba nhận dữ liệu được yêu cầu phải chịu trách nhiệm giữ bí mật, đồng thời người liên quan được thông báo về mục đích, các mục thông tin và phương thức cung cấp.
3. Khi bị yêu cầu tiết lộ hoặc cung cấp theo quy định của pháp luật.
4. Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của người khác mà việc lấy ý kiến đồng thuận từ khách hàng là khó khăn.
5. Khi cần thiết phải hợp tác với các cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương, hoặc các đơn vị được ủy quyền để thực hiện công việc theo quy định pháp luật mà việc xin đồng ý từ khách hàng có thể gây cản trở cho việc thực hiện công việc đó.
6. Khi chuyển giao thông tin cá nhân trong trường hợp hợp nhất hoặc thừa kế kinh doanh do các lý do khác nhau.
7. Khi sử dụng chung với một bên cụ thể khác, trong trường hợp đó người liên quan sẽ được thông báo rõ về mục đích, các mục thông tin, phạm vi người sử dụng và người chịu trách nhiệm quản lý.

Để thực hiện các công việc cần thiết trong phạm vi mục đích sử dụng, Tập đoàn Akamonkai có thể cung cấp thông tin cần thiết cho các công ty bên ngoài và ủy thác thực hiện các công việc đó. Trong trường hợp này, Tập đoàn Akamonkai sẽ lựa chọn các bên nhận ủy thác có khả năng xử lý thông tin cá nhân một cách thích hợp, đồng thời tiến hành quản lý và giám sát họ.

Trong phạm vi mục đích sử dụng tiếp theo, các công ty thuộc Tập đoàn Akamonkai có thể sử dụng chung thông tin cá nhân mà họ quản lý trong nội bộ tập đoàn.

1. Tên công ty thu thập thông tin cá nhân:
   Trường Nhật ngữ Akamonkai thuộc Tập đoàn trường học pháp nhân Arai Gakuen (bao gồm cả các văn phòng ở nước ngoài), Công ty Cổ phần Phát triển Quốc tế
2. Phạm vi người sử dụng chung:
   Tập đoàn Akamonkai
3. Các mục dữ liệu cá nhân được sử dụng chung:
   Họ tên, địa chỉ, ngày sinh, số điện thoại và các thông tin liên lạc khác, cũng như các thông tin sử dụng dịch vụ do công ty cung cấp.
4. Mục đích sử dụng chung:
   Lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng; đề xuất và cung cấp thông tin về các sản phẩm, dịch vụ cụ thể; đồng thời quản lý rủi ro và thực hiện quản trị kinh doanh cũng như quản lý rủi ro của tập đoàn một cách thích hợp.
5. gười chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu cá nhân trong việc sử dụng chung:
   Trường Nhật ngữ Akamonkai thuộc Tập đoàn trường học pháp nhân Arai Gakuen

Việc cung cấp thông tin cá nhân của bản thân là hoàn toàn tự nguyện. Ngoài ra, bạn có quyền yêu cầu được mở quyền truy cập, sửa đổi hoặc xóa thông tin, cũng như quyền từ chối việc sử dụng hoặc cung cấp thông tin đó. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không cung cấp thông tin, có thể sẽ không thể cung cấp dịch vụ phù hợp cho bạn.

1. Mã hóa thông tin truyền tải
   Trang web của Tập đoàn Akamonkai sử dụng công nghệ SSL (Secure Socket Layers) để mã hóa dữ liệu nhằm đảm bảo an toàn khi truyền nhận thông tin giữa trình duyệt và máy chủ web. SSL là công nghệ mã hóa giúp ngăn ngừa rò rỉ thông tin trong quá trình trao đổi dữ liệu.
   
   
2. Về việc sử dụng Cookie
   Trang web của Tập đoàn Akamonkai sử dụng một số cookie nhằm nâng cao tiện ích cho khách truy cập và thu thập thông tin thống kê về tình hình truy cập. Cookie là những dữ liệu nhỏ được trao đổi giữa trình duyệt của bạn và máy chủ khi bạn truy cập lại trang, giúp bạn sử dụng trang web thuận tiện hơn. Cookie được lưu trong trình duyệt của bạn và có thể được máy chủ tham chiếu, tuy nhiên cookie gửi từ trang web không chứa thông tin nhận dạng cá nhân.
   Bạn có thể vô hiệu hóa cookie trong cài đặt trình duyệt, nhưng việc này có thể làm một số dịch vụ bị hạn chế hoặc không hoạt động bình thường, mong bạn thông cảm.
   
   
3. Về nhật ký truy cập (Access Log)
   Tập đoàn Akamonkai có thể ghi nhận và thu thập thông tin như địa chỉ IP, loại trình duyệt bạn sử dụng khi truy cập trang web dưới dạng nhật ký truy cập. Nhật ký này không nhằm mục đích nhận dạng cá nhân mà để quản lý trang web và phục vụ mục đích thống kê.

Nếu bạn muốn yêu cầu tiết lộ, sửa đổi, xóa bỏ hoặc ngừng sử dụng dữ liệu cá nhân đang được lưu giữ, vui lòng liên hệ đến bộ phận tư vấn hoặc các văn phòng kinh doanh dưới đây.

Khi nhận được yêu cầu tiết lộ thông tin, chúng tôi sẽ gửi mẫu đơn yêu cầu tiết lộ dữ liệu cá nhân để bạn điền đầy đủ thông tin và gửi lại cho chúng tôi bằng đường bưu điện.

1. Mẫu đơn yêu cầu tiết lộ dữ liệu cá nhân
2. Giấy tờ xác nhận
   ・Trường hợp bạn tự yêu cầu: Bản sao giấy tờ chứng minh danh tính (như giấy phép lái xe, thẻ đăng ký thường trú cơ bản,  thẻ cư trú, ..)
   

   ・Trường hợp người đại diện hợp pháp (ví dụ người giám hộ) yêu cầu: Bản sao giấy tờ chứng minh quyền đại diện hợp pháp (sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận cư trú, v.v.) và giấy tờ chứng minh người nộp đơn là đại diện hợp pháp (như giấy phép lái xe, thẻ đăng ký thường trú cơ bản,  thẻ cư trú, ..)

※ Trong trường hợp không thể xác minh được danh tính của người yêu cầu hoặc quyền đại diện, hoặc khi hồ sơ có sai sót, hoặc khi việc tiết lộ thông tin có thể gây nguy hiểm đến tính mạng, thân thể, tài sản hoặc các quyền lợi khác của chính người đó hoặc bên thứ ba, hoặc khi việc tiết lộ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động bình thường của nhóm Akamonkai, hoặc trong các trường hợp theo quy định của pháp luật khác, chúng tôi sẽ từ chối cung cấp thông tin. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân của nhóm Akamonkai, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ dưới đây.

Địa chỉ gửi bằng văn bản
   〒116-0014 Tokyo , Quận  Arakawa, Higashi-Nippori 6-39-12
   Gửi tới Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân của Trường Nhật ngữ Akamonkai, Tổ chức trường học  pháp nhân Arai Gakuen

Ngày ban hành: 22 tháng 7 năm 2024
Ngày sửa đổi lần cuối: 13 tháng 8 năm 2024